Документы, накопившиеся за годы работы предприятия, как в электронном, так и в бумажном виде, представляют своего рода «золотой информационный запас». Их изучение позволяет выявлять тенденции, проводить ретроспективный анализ финансово-хозяйственной деятельности, оценить значимость отдельных управленческих решений и формировать более достоверные прогнозы развития. Системы, предназначенные для хранения больших объемов информации и обеспечивающие удобный доступ к ней, принято называть электронными архивами. В рамках системы электронного документооборота предприятия электронный архив — это подсистема, обеспечивающая следующие возможности:

• Хранение документов в единой базе данных.
• Структурирование информации (Работа с неструктурированными документами поддерживается системами класса ECM — Enterprise Content Management).
• Быстрый поиск нужного документа.
• Подготовку документов к передаче в архив.
• Определение необходимого времени хранения для каждого документа в соответствии с действующими нормативами (например, в соответствии с Положением «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»).
• Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
• Формирование необходимых аналитических отчетов по запросу пользователя.
• Организацию резервной копии архива.