Термин автоматизация деятельности, в отличие от автоматизации компании, имеет более узкое значение, обычно означает автоматизацию операционной деятельности. Мы понимаем под этим термином автоматизацию процессов компании так или иначе связанных с ее основной деятельностью.

На наш взгляд, автоматизация деятельности — это наиболее эффективный вариант автоматизации, то есть обеспечивающий более высокий уровень отдачи от инвестиций. Аргументация по данному вопросу достаточно очевидна: Автоматизация основной деятельности компании повышает эффективность бизнес операций основного цикла. Это, в свою очередь, уменьшает время оборачиваемости капитала и уменьшает время ожидания клиентов компании. Что приводит с одной стороны «просто» к росту количества клиентов в силу быстроты обслуживания. С другой стороны все перечисленные факторы приводят к увеличению ценности компании. Конечно все приведенные аргументы относятся к автоматизации как основных так и побочных процессов, однако эффект от автоматизации основной деятельности более ощутим в силу разницы в финансовых масштабах этих процессов.

Процессы

Автоматизация процессов или, иначе, автоматизация бизнес процессов является приоритетным направлением деятельности нашей компании. Разработанная система INMEDIA Корпоративное управление содержит специализированный модуль «Сервер бизнес процессов», основными задачами которого являются моделирование, контроль выполнения и предоставление информации по бизнес процессам предприятия.

При проектировании модуля «Сервер бизнес процессов» были учтены моменты, характерные как для систем класса workflow, так и для финансовых систем. В результате получился модуль, с помощью которого можно работать с процессами, тесно интегрированными в финансовую систему, то есть любой процесс может нести определенные финансовые последствия. Таким образом, стало возможным рассмотрение финансово-экономической деятельности компании как совокупности специализированных бизнес процессов, что в соединении с остальными процессами представляет собой однородное информационное пространство.

Развитие модуля «Сервер бизнес процессов», как инструмента для автоматизации процессов, привело к появлению термина конвейерное управление. Идеология данного подхода сводиться к автоматическому порождению новых задач в результате выполнения предшествующих. В сочетании с концентрированным предоставлением информации для каждой задачи, появляется возможность работы в «одно окно». Такой механизм работы означает необходимость пользователя общаться только с одним окном системы — очередью задач, вся остальная информация является справочной и при оперативной работе может не использоваться.

Управленческая деятельность

Менеджеры при ведении управленческой деятельности решают следующие задачи:

• Планирование

• Организация

• Мотивация

• Контроль

Все задачи, приведенные выше, могут быть автоматизированы разными способами, с разной степенью связи между задачами собой и различной степенью функционального покрытия. Понятно, что автоматизация не избавит организацию от людей, называемых менеджерами, так как большая часть работы менеджеров творческая и связана с принятием уникальных решений. Однако автоматизация может существенно повысить эффективность управленческой деятельности за счет перекладывания упорядоченных и описанных функций на плечи машины. В системе AVACCO Корпоративное управление заложен механизм конвейерного управления или конвейерного выполнения задач. Попробуем показать, каким образом данный механизм автоматизирует управленческую деятельность, для этого пройдем по списку задач:

• Контроль. Механизм конвейерного выполнения задач, воплощенный в сервере бизнес процессов, на стадии проектирования информационной системы позволяет описать бизнес процессы организации с ветвлениями и позадачной детализацией. Также при описании задаются количественно-качественные характеристики на каждую описанную задачу. Соответственно на этапе функционирования информационная система может проконтролировать как последовательности выполнения задач, регламент и качество выполнения.

• Мотивация. Мотивация — это не только денежное поощрение, скорее это ответ на вопрос сотруднику, зачем он должен работать. И если подходить с этой точки зрения, то у системы есть два рычага мотивации:

• Список текущих задач — это список того, что сотрудник должен сделать в данный момент времени. Список формируется автоматически, исходя из принципа: выполненная задача порождает новые для пользователей с соответствующими правами доступа. Четко определенный список полностью определенных задач заставляет пользователей заниматься ими.

• Результирующие показатели работы — это оперативная отчетность, которая может быть предоставлена системой непосредственному руководителю. Предоставляемая отчетность содержит информацию о скорости обработки задач каждого типа, о максимальных временах простоя исполнителя, при наличии задач и так далее.

Как видно один рычаг оперативной мотивации дополняет другой, если исполнитель не будет обрабатывать оперативно список текущих задач, то руководство сможет об этом узнать и принять меры.

• Организация. Как отмечалось в пункте контроль, система позволяет производить описание бизнес-процессов организации с детализацией до задачи. Для того чтобы эту процедуру можно было произвести необходимо заранее, на этапе проектирования, произвести необходимые организационные изменения. Таким образом, информационная система косвенно способствует организации процесса.

• Планирование. Планирование состоит из стратегического и оперативного. Стратегическое планирование не может осуществляться описанным механизмом, однако все стратегические планы могут находить отражение в изменении последовательности, состава и параметров выполняемых задач. Следовательно, в данной ситуации подлежат изменению описания бизнес процессов системы, что может быть реализованоа с использованием механизма версионности описываемых бизнес процессов. Что касается коротких оперативных планов, то они создаются системой автоматически с детализацией до отдельного исполнителя. Речь идет об описанных выше списках текущих задач.

Если же говорить о взаимосвязи всех задач управленческой деятельности при автоматизации, то из описанного вышесказанного видно:, как из стратегического планирования следует процесс организации, и как оперативное планирование в силу заданных последовательностей влияет на мотивацию и контроль исполнителей.