Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

• Системы Workflow.
• Системы коллективной работы пользователей над документами.
• Системы, предназначенные для хранения и поиска документов.
• Системы электронной почты.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

• Прием и обработка поступающей документации,
• Регистрация внутренних и внешних документов,
• Подготовка и рассылка исходящих документов,
• Оперативный контроль исполнения документов,
• Организация процедур согласования и визирования документов,
• Автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса,
• Автоматическое заполнение реквизитов документов,
• Организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными),
• Ведение электронного архива,
• Ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов,
• Возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя,
• Возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET,
• Наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и др.).